Ob začetku projekta “Cultureshake” se je konzorcij sestal za potrebe prvega načrtovanja, in sicer na Pedagoški univerzi Karlsruhe. Partnerji iz vseh štirih držav so se udeležili srečanja. Na srečanju so bile obravnavane sledeče teme:
- upravljanje kakovosti
- nadzor
- strategija razširjanja
- strategija spremljanja
- koordinacija projektnih aktivnosti
- model za upravljanje z deležniki
- načrtovanje transnacionalnih projektnih srečanj, in sicer od 2 do 5
- organizacija in načrtovanje učnih dejavnosti 1 in 2
Od samega začetka projekta so se strokovnjaki projekta posvetovali o zgoraj omenjenih temah. Ga. Görke iz raziskovalnega urada EU Pedagoške univerze Ludwigsburg je predstavila projektno vodenje Erasmus +. Predstavitvi je sledila razprava o odprtih vprašanjih konzorcija. Ga. Görke, ga. Grassler in ga. Steiger so svetovalke ekipe.
V okviru projektnih srečanje namerava konzorcij vključiti deležnike, in sicer na kraju samem. Zato so bili na prvem srečanju prisotni predstavniki iz mednarodne pisarne in študenti s Pedagoške univerze Karlsruhe. Na podlagi predstavitve ge. Brandt, vodje mednarodne pisarne in ge. Friedl, ki je odgovorna za pripravništvo v tujini, so bile dane usmeritve glede nadaljnjih dejavnosti razširjanja in vključene strategije v projekt. Ariane Ros in Anna-Katharina Schmitz, študentki Pedagoške univerze Karlsruhe, ustvarjata posebno skupino študentov v okviru notranje platforme za študente Stud.IP, kjer lahko študenti sodelujejo v projektu in kot nadaljevanje projekta uporabijo učna gradiva.
“Cultureshake” je del univerzitetnega živega prostora: Na vhodu v študentsko središče je nameščena Erasmus + plaketa. Plaketa je na tem mestu vidna študentom, osebju in obiskovalcem univerze. Postavitev plakete je konzorcij obeležil v času transnacionalnega srečanja.
Večere, po intenzivnih delovnih dnevi, so projektni partnerji izkoristili za druženje in širitev stikov ter spoznavanje posebnosti različnih držav. V okviru enega večera so vsi udeleženci obiskali tradicionalni božični sejem v Karlsruhe: “Awake the pert and nimble spirit of mirth” (Sen kresne noči 1 akt, 1 prizor).